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Plans de support pour la gestion des articles

Les articles sont la base d'une base de connaissances. Les gérer efficacement garantit que votre documentation reste organisée, conviviale et à jour. Document360 offre une gamme d'options pour créer, modifier et organiser des articles selon divers besoins.

Imaginez que vous gérez une grande base de connaissances avec plusieurs contributeurs et un large public. Vous avez besoin d'outils pour créer, modifier et organiser des articles efficacement tout en maintenant la cohérence et la précision. Document360 simplifie ce processus avec des méthodes intuitives pour la gestion des articles.

Créer un article

Le bloc de construction le plus important de toute base de connaissances est l'information qu'elle contient. En tant qu'utilisateur de Document360, vous pouvez ajouter ces informations sous forme d'articles. Les articles sont généralement regroupés en catégories définies par l'utilisateur, en fonction des informations qu'ils contiennent.

Bien que vous puissiez créer des articles à partir d'un modèle, ou importer un article d'une autre source, la création d'un article à partir de zéro est le processus le plus courant.

NOTE

Limites d'articles par plan :

• Professionnel : 5 000 articles/espace de travail

• Entreprise : 5 000 articles/espace de travail

• Entreprise : 10 000 articles/espace de travail

Pour la meilleure expérience, nous recommandons de maintenir les articles dans ces limites souples. Si vous avez besoin d'une limite supérieure, contactez [email protected].

Il existe quatre méthodes pour créer un article dans le portail de la base de connaissances :

1. Méthode 1 : Utiliser le bouton dans la barre de navigation supérieure

2. Méthode 2 : Utiliser l'icône Flywheel ()

3. Méthode 3 : Utiliser l'icône () dans le panneau

4. Méthode 4 : Utiliser le bouton Créer un article dans une catégorie de type Dossier/Index

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Créer un article à partir d'un modèle

Dans Document360, vous pouvez créer, enregistrer et réutiliser n'importe quel article comme modèle pour de futurs articles. Lors de la création d'un nouvel article à l'aide d'un modèle, il importe automatiquement toutes les propriétés et la mise en forme prédéfinies, vous faisant gagner du temps et assurant la cohérence dans votre base de connaissances.

Imaginez que vous gérez une base de connaissances pour un produit logiciel avec un format standard de dépannage. Au lieu de recréer la même structure à chaque fois, vous pouvez utiliser un modèle enregistré pour maintenir la cohérence et réduire l'effort, vous permettant de vous concentrer sur la personnalisation du contenu.

Vous pouvez créer un article à partir du modèle en utilisant quatre méthodes :

1. Méthode 1 : Utiliser l'icône Flywheel ()

2. Méthode 2 : Utiliser l'option () dans le panneau

3. Méthode 3 : Utiliser le bouton Créer dans la barre de navigation supérieure

4. Méthode 4 : Utiliser l'option Choisir un modèle

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NOTE

Le nom et le slug de l'article seront automatiquement remplis en utilisant le titre du modèle.

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NOTE

Si vous souhaitez ajouter, gérer ou modifier un modèle existant, vous pouvez accéder à la page Vue d'ensemble des modèles en cliquant sur Aller à la gestion des modèles au-dessus de la liste des modèles dans la boîte de dialogue .

Pour plus d'informations, consultez l'article sur Modèles.

Modifier un article

Modifier un article publié est essentiel pour maintenir un contenu à jour et précis dans votre base de connaissances. Lorsqu'un article est publié, les changements suivants se produisent :

1. Votre article apparaîtra sur votre pour les lecteurs.

2. Le statut de l'article passe de Brouillon à Publié dans le

Lorsque vous sélectionnez un article publié, vous remarquerez que l'éditeur affiche uniquement la version en direct, pas le panneau de modification.

Pour modifier l'article publié :

1. Accédez à l'éditeur souhaité et cliquez sur le bouton en haut à droite.

   Le Statut de l'article en haut de l'éditeur change en Brouillon.

2. Apportez les modifications nécessaires au contenu de l'article.

3. Une fois les modifications terminées, cliquez sur pour republier l'article mis à jour sur votre site de la base de connaissances.

Lorsque vous publiez un article modifié, la version mise à jour remplace automatiquement la version précédemment publiée dans votre base de connaissances.

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Vue Markdown d'un article publié

Si vous avez publié un article en utilisant l'éditeur Markdown, vous pouvez voir la mise en forme Markdown sans créer une nouvelle version de l'article.

1. Accédez à n'importe quel article publié dans l'éditeur Markdown.

2. Cliquez sur () en haut à droite et sélectionnez .

3. Une fois terminé, cliquez sur .

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Verrouillage d'un article

Lorsque vous ou un autre membre de l'équipe modifiez activement un article, celui-ci est automatiquement verrouillé pour empêcher d'autres contributeurs de faire des modifications simultanées pouvant entraîner des conflits ou des écrasements de contenu.

Cette fonctionnalité est utile lorsque plusieurs membres de l'équipe collaborent sur un seul article. Une fois la modification terminée, vous pouvez déverrouiller l'article pour permettre à d'autres de faire des changements.

Un article est déverrouillé lorsque :

• Il n'y a pas d'activité depuis 15 minutes.

• Vous cliquez sur l'icône Verrouiller () et sélectionnez Déverrouiller.

• Vous naviguez vers un autre article ou une autre page dans le portail de la base de connaissances.

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Supprimer un article

Il existe cinq façons de supprimer un article dans le portail de la base de connaissances :

1. Méthode 1 : Utiliser l'icône () dans le panneau .

2. Méthode 2 : Utiliser l'icône () dans l'article souhaité.

3. Méthode 3 : Supprimer plusieurs articles dans la catégorie Dossier/Index.

4. Méthode 4 : Supprimer un article spécifique dans la catégorie Dossier/Index.

5. Méthode 5 : Supprimer plusieurs articles dans la section ().

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Cacher et rendre visible un article

Dans Document360, vous pouvez cacher un article dans l'éditeur de documentation pour restreindre l'accès uniquement aux comptes d'équipe. Les articles cachés sont indiqués par une barre transversale dans le portail de la base de connaissances.

Par exemple, si vous souhaitez que votre équipe de vente accède à un article contenant des détails tarifaires mais ne souhaitez pas que cet article soit visible par les clients, vous pouvez le cacher afin qu'il n'apparaisse pas dans votre documentation publique.

Il existe quatre façons de cacher ou de rendre visible un article dans le portail de la base de connaissances :

1. Méthode 1 : Utiliser l'icône () dans le panneau .

2. Méthode 2 : Cacher/rendre visible plusieurs articles dans la catégorie Dossier/Index.

3. Méthode 3 : Cacher/rendre visible un article spécifique dans la catégorie Dossier/Index.

4. Méthode 4 : Cacher/rendre visible plusieurs articles dans la section ().

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Renommer un article

Pour renommer un article, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à () dans la barre de navigation gauche du portail de la base de connaissances.

2. Allez à l'article souhaité et cliquez sur le nom de l'article pour le modifier :

   1. Dans l'éditeur WYSIWYG avancé, le nom de l'article apparaît en haut du contenu de l'article.

   2. Dans les éditeurs Markdown et WYSIWYG, le nom de l'article apparaît dans l'en-tête de l'article

3. Alternativement, survolez l'article souhaité dans le panneau , cliquez sur l'icône Plus () et choisissez Renommer.

4. Entrez le nouveau nom de l'article.

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Déplacer un article

Vous pouvez déplacer un article entre différents espaces de travail. Il existe cinq façons de déplacer un article dans le portail de la base de connaissances :

1. Méthode 1 : Utiliser l'icône glisser-déposer () dans le panneau

2. Méthode 2 : Utiliser l'icône () dans le panneau

3. Méthode 3 : Déplacer plusieurs articles dans la catégorie Dossier/Index.

4. Méthode 4 : Déplacer un article spécifique dans la catégorie Dossier/Index.

5. Méthode 5 : Déplacer plusieurs articles dans la section ().

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NOTE

Lors du déplacement d'articles, des restrictions de sécurité seront appliquées en fonction des espaces de travail et des catégories de destination.

Reproduire un article

La fonctionnalité Reproduire un article vous permet d'afficher un seul article dans plusieurs catégories et espaces de travail. La reproduction d'articles facilite l'organisation du contenu et l'accessibilité, améliorant ainsi l'expérience utilisateur et la gestion de la base de connaissances.

Vous pouvez reproduire un article de trois manières :

1. Méthode 1 : Reproduction à partir de la catégorie Dossier/Index

2. Méthode 2 : Reproduction à partir du panneau

3. Méthode 3 : Reproduction à partir de l'éditeur

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Cloner un article

Les articles clonés sont des copies exactes du contenu créées en tant que nouveaux articles. Vous pouvez cloner des articles à l'intérieur ou entre espaces de travail.

Il existe deux méthodes pour cloner un article dans le portail de la base de connaissances :

1. Méthode 1 : Utiliser l'icône () dans le panneau

2. Méthode 2 : Cloner un article spécifique dans la catégorie Dossier/Index.

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NOTE

Lors du déplacement d'articles, les restrictions de sécurité seront appliquées en fonction des espaces de travail et des catégories de destination.

Dépannage

Limite d'articles atteinte

Erreur : documentation.categoriesAndArticles.maxArticlesCountReached et documentation.categoriesAndArticles.articleLimitExceedsPerCategory

Ces erreurs se produisent lorsque la limite d'articles pour une catégorie ou un projet a été dépassée. Cela arrive généralement dans les scénarios suivants :

• Création d'un grand nombre d'articles dans une catégorie ou un projet dépassant la limite autorisée.

• Importation en masse d'un nombre important d'articles dans une catégorie.

• Ajout d'une sous-catégorie de type page dans une autre catégorie.

Étapes pour résoudre

1. Vérifiez si l'erreur se produit dans toutes les catégories de votre espace de travail.

2. Dans Document360, le nombre maximum d'articles par catégorie et par projet dépend de votre plan :

   Limites de catégorie

   • Plans Professionnel, Business et Entreprise : Jusqu'à 100 articles par catégorie.

   Limites de projet

   • Plans Professionnel & Business : Jusqu'à 5 000 articles par espace de travail.

   • Plan Entreprise : Jusqu'à 10 000 articles par espace de travail.

3. Si votre espace de travail a dépassé ces limites, réduisez le nombre d'articles dans une catégorie ou mettez à niveau votre plan si nécessaire.

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